Empresas perdem uma quantidade significativa de tempo devido a processos manuais. De acordo com uma pesquisa da McKinsey, até 73% dos líderes de TI acreditam que a automação pode ajudar os funcionários a economizar entre 10% e 50% do tempo que anteriormente era gasto em tarefas manuais.
No mundo corporativo, a eficiência é a chave para o sucesso. Automatizar processos manuais e operacionais pode transformar sua empresa, reduzindo erros, aumentando a produtividade e liberando sua equipe para tarefas mais estratégicas. Aqui estão cinco dicas essenciais para iniciar essa jornada de automatização de processos:
O primeiro passo para a automação é identificar os processos manuais que consomem tempo e são propensos a erros. Analise tarefas repetitivas, como entrada de dados, agendamentos e relatórios, e avalie onde a automação pode trazer mais benefícios.
O relatório "Agenda 2022" da Deloitte, que analisou cerca de 500 empresas responsáveis por 35% do PIB do Brasil, revelou que 84% dos profissionais acreditam perder tempo com atividades repetitivas e manuais no trabalho.
Existem inúmeras ferramentas digitais no mercado, cada uma com suas particularidades. Escolha aquelas que melhor se adequam às necessidades da sua empresa. Ferramentas como Smartsign, que automatiza o processo de criação em massa de assinaturas de e-mail, pode ser um excelente ponto de partida.
A automação só será bem-sucedida se sua equipe souber como utilizar as novas ferramentas. A gestão de mudanças (change management) é crucial na implementação de novos softwares e automações, pois garante uma transição suave e eficiente, minimizando resistências e maximizando a adoção das novas tecnologias. Um bom plano de change management envolve comunicação clara, treinamento adequado e suporte contínuo, preparando os funcionários para novas práticas e reduzindo o impacto negativo no desempenho. Isso não apenas facilita a integração dos sistemas, mas também promove uma cultura de inovação e adaptabilidade dentro da organização.
A Gentrop é amplamente reconhecida por sua especialização em mudanças organizacionais, detendo as certificações Work Transformation (para pequenas empresas) e Work Transformation Enterprise (para grandes corporações). Elas atestam a competência técnica da Gentrop e seu sucesso comprovado em fornecer soluções especializadas, assegurando que as empresas clientes obtenham resultados eficazes e sustentáveis em seus processos de transformação.
Após implementar a automação, é crucial monitorar os resultados. Utilize métricas de desempenho para avaliar a eficácia dos processos automatizados e esteja preparado para fazer ajustes conforme necessário para otimizar ainda mais os resultados.
Após implementar a automação, é crucial monitorar os resultados. Estudos mostram que empresas que acompanham de perto suas métricas de desempenho aumentam suas chances de sucesso em 60%. Utilize KPIs (Indicadores-Chave de Desempenho) para avaliar a eficácia dos processos automatizados e esteja preparado para fazer ajustes conforme necessário para otimizar os resultados. Segundo a McKinsey, a melhoria contínua baseada em dados pode elevar a produtividade em até 25%, destacando a importância do monitoramento constante para o sucesso das iniciativas de automação.
Com a automação, a segurança dos dados torna-se ainda mais importante. Garanta que as ferramentas escolhidas tenham protocolos robustos de segurança e que sua equipe esteja ciente das melhores práticas para proteger informações sensíveis.
A automação de processos pode parecer desafiadora, mas com as estratégias certas, sua empresa pode alcançar novos patamares de eficiência e inovação. Comece hoje e veja como a Gentrop pode ajudar a transformar o seu ambiente corporativo.
Para automatizar tarefas repetitivas e manuais, considere a adoção de ferramentas de RPA (Robotic Process Automation). Essas ferramentas podem automatizar tarefas baseadas em regras, como entrada de dados, processamento de transações e respostas a e-mails.
A maioria das empresas usa diversos sistemas e softwares que não se comunicam entre si, levando a redundâncias e ineficiências. A integração de sistemas via APIs (Application Programming Interfaces) pode resolver esse problema. As APIs permitem que diferentes sistemas compartilhem dados e funcionalidades, criando um ambiente mais coeso e eficiente.
Em processos de implementação da Gentrop, é comum a solicitação de integrações de produtos próprios ou de Google Workspace, Marketing Cloud ou Slack com outros softwares já utilizados pelo cliente.
Plataformas de gestão de projetos e workflow podem ajudar a automatizar processos operacionais complexos. Essas ferramentas permitem a criação de fluxos de trabalho automatizados, onde tarefas são atribuídas, monitoradas e gerenciadas de forma centralizada. Essas plataformas oferecem funcionalidades como notificações automáticas, rastreamento de tempo e relatórios de progresso, facilitando a gestão de projetos e tarefas.
As inteligências artificiais generativas estão revolucionando o mercado de trabalho. A mais completa disponível é o Gemini, um modelo de linguagem avançado do Google que oferece diversas vantagens para empresas de todos os tamanhos, otimizando processos e impulsionando o crescimento. O Gemini:
• Automatiza tarefas: relatórios, e-mails, traduções, resumos e mais, liberando tempo para tarefas estratégicas.
• Analisa dados: extrai insights, identifica tendências e segmenta clientes para decisões mais inteligentes.
• Impulsiona P&D: gera ideias inovadoras, analisa concorrentes e cria protótipos de texto.
• Melhora a comunicação interna: cria documentos, facilita a resolução de problemas e centraliza o conhecimento.
• Otimiza processos: automatiza tarefas, otimiza fluxos de trabalho e toma decisões baseadas em dados.
• Auxilia na conformidade: gera relatórios, monitora riscos e realiza auditorias.
O SmartSign é a solução ideal para padronizar assinaturas de e-mail em toda a empresa. Ele permite incluir ou alterar banners de e-mail conforme necessário, realizar o cadastro massivo de novos colaboradores e centralizar a criação das assinaturas. Além disso, o SmartSign oferece informações estratégicas sobre cliques em banners e uma variedade de recursos adicionais, garantindo uma comunicação mais eficaz e profissional.
